Was kostet Buchhaltung intern?

Bevor der Vergleich mit externen Anbietern sinnvoll ist, muss klar sein, was interne Buchhaltung wirklich kostet. Viele Unternehmer rechnen nur das Gehalt – und unterschätzen die tatsächlichen Kosten erheblich.

• Personalkosten: Eine Vollzeitkraft in der Buchhaltung kostet mit Gehalt, Sozialabgaben und Arbeitgeberanteilen 40.000 bis 55.000 Euro im Jahr. Für ein KMU mit 10 bis 30 Mitarbeitern ist das selten ausgelastet – die Person macht nebenbei andere Dinge, aber die Kosten laufen trotzdem voll.
• Software: Lizenzen für DATEV, Lexware, Agenda oder SevDesk liegen bei 30 bis 300 Euro im Monat, je nach Funktionsumfang. Updates und Wartung kommen dazu.
• Fortbildung: Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich laufend. Regelmäßige Schulungen kosten 500 bis 1.500 Euro pro Person und Jahr. Ohne Fortbildung steigt das Fehlerrisiko.
• Vertretung: Bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung muss jemand einspringen. Vertretungskosten werden fast nie eingeplant, treffen aber jedes Unternehmen irgendwann.
• Fehlerkosten: Falsche Buchungen, versäumte Fristen, fehlerhafte Meldungen – das führt zu Nachzahlungen, Säumniszuschlägen oder im schlimmsten Fall zu Bußgeldern. Diese Kosten sind schwer zu beziffern, aber real.

Rechnet man alle Faktoren zusammen, liegt die interne Buchhaltung für ein KMU mit 20 bis 30 Mitarbeitern bei 25 bis 45 Euro pro Buchung und Monat – deutlich mehr, als die meisten annehmen.

Was kostet ein externer Buchhalter?

Externe Buchhalter arbeiten mit drei gängigen Preismodellen.

Preis pro Buchung

Das transparenteste Modell: Sie zahlen einen festen Betrag pro verbuchtem Beleg. Die Marktpreise liegen 2026 zwischen 0,50 und 1,50 Euro pro Buchung, abhängig vom Anbieter und dem Umfang der Leistung. Bei 80 Buchungen im Monat ergibt das 40 bis 120 Euro – nur für die reine Verbuchung.

Monatliche Paketpreise

Viele Anbieter bieten Pakete mit einer festen Anzahl von Buchungen pro Monat. Die Preise liegen typischerweise zwischen 100 und 400 Euro monatlich, je nach Paketgröße. Der Vorteil: volle Kostenkontrolle, keine Überraschungen. Unsere Pakete starten bei 139 Euro im Monat für bis zu 40 Buchungen, inklusive Agenda FIBU-Modul und digitalem Belegbuch.

Stundensatz

Weniger verbreitet bei reinen Buchhaltungsdienstleistern, aber üblich bei Steuerberatern die Buchführung übernehmen. Die Stundensätze liegen bei externen Buchhaltern zwischen 40 und 80 Euro, bei Steuerberatern zwischen 80 und 150 Euro.

Was kostet ein Steuerberater für die laufende Buchführung?

Steuerberater berechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Die Gebühren richten sich nach dem Jahresumsatz des Unternehmens, nicht nach dem tatsächlichen Aufwand.

Für ein Unternehmen mit 500.000 Euro Jahresumsatz liegen die monatlichen Kosten für die laufende Buchführung beim Steuerberater bei 300 bis 600 Euro – abhängig vom angesetzten Gebührenfaktor.

Wichtig: Der Steuerberater kann im Gegensatz zum externen Buchhalter auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung erstellen. Wer nur die laufende Buchführung auslagern will und den Jahresabschluss beim Steuerberater lässt, zahlt beim externen Buchhalter weniger für die Routinearbeit – und der Steuerberater bekommt sauber aufbereitete Daten.

Mehr zu dieser Aufgabenteilung: Wie die Zusammenarbeit zwischen Buchhalter und Steuerberater funktioniert.

Kostenvergleich: Intern, externer Buchhalter, Steuerberater

Ein Beispiel macht die Unterschiede greifbar. Angenommen: ein Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitern, 80 Buchungen im Monat und 600.000 Euro Jahresumsatz.

• Interne Buchhaltung: Teilzeitkraft (50 %), Software, Fortbildung. Realistische Vollkosten: 1.800 bis 2.400 Euro pro Monat.
• Externer Buchhalter (Paketpreis): Laufende Buchführung inklusive Belegmanagement und Datenübergabe an den Steuerberater. Kosten: 150 bis 350 Euro pro Monat, je nach Anbieter und Paket.
• Steuerberater (laufende Buchführung): Nach StBVV bei 600.000 Euro Umsatz. Kosten: 350 bis 650 Euro pro Monat.

Das Einsparpotenzial beim Wechsel von intern auf extern liegt bei 40 bis 70 Prozent. Beim Wechsel vom Steuerberater zum externen Buchhalter für die Routinearbeit liegt die Ersparnis bei 30 bis 50 Prozent – bei gleichzeitiger Entlastung des Steuerberaters, der sich auf Jahresabschluss und Steuerberatung konzentrieren kann.

Welche Zusatzkosten können anfallen?

Neben der monatlichen Grundgebühr gibt es bei den meisten Anbietern Zusatzpositionen. Transparenz ist hier entscheidend.

• Lohnabrechnung: Wird häufig separat berechnet, zwischen 8 und 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei uns kostet eine Lohnabrechnung ab 10,50 Euro pro Mitarbeiter.
• Mehrbuchungen: Buchungen über das Paketkontingent hinaus werden einzeln abgerechnet. Marktüblich sind 0,50 bis 1,50 Euro pro zusätzlicher Buchung.
• Datenübergabe an den Steuerberater: Einige Anbieter berechnen die Übermittlung der Buchführungsdaten an den Steuerberater separat. Bei uns sind das 12,90 Euro je Übermittlung – klar ausgewiesen, keine versteckten Kosten.
• Einrichtungsgebühr: Manche Anbieter verlangen eine einmalige Einrichtungspauschale für das Onboarding. Es gibt auch Anbieter ohne Einrichtungsgebühr.

Worauf bei der Anbieterwahl achten?

Nicht der günstigste Preis entscheidet, sondern das Gesamtpaket. Fünf Punkte, die bei der Wahl eines externen Buchhalters zählen:

• Preistransparenz: Alle Kosten müssen vorab klar sein. Keine Klauseln, die nachträglich Aufwand erzeugen.
• Software und Schnittstellen: Der Anbieter sollte mit einer professionellen Buchhaltungssoftware arbeiten und Daten an den Steuerberater übergeben können – idealerweise über DATEV-Schnittstelle oder Agenda Cloud.
• Reaktionszeit: Wie schnell antwortet der Anbieter auf Rückfragen? Bei laufender Buchführung zählt Verlässlichkeit, nicht nur der Preis.
• Qualifikation: Externe Buchhalter dürfen nach § 6 Abs. 3 und 4 StBerG vorbereitende Buchführung erbringen. Steuerberatung, UStVA und Jahresabschluss bleiben beim Steuerberater. Ein seriöser Anbieter macht das transparent.
• Fester Ansprechpartner: Kein Ticketsystem, kein Callcenter. Sie sprechen mit einer Person, die Ihren Betrieb kennt.

Für wen lohnt sich externe Buchhaltung?

Externe Buchhaltung rechnet sich für die meisten KMU mit 3 bis 50 Mitarbeitern. Konkret lohnt sich der Wechsel wenn:

• Sie oder Ihre Mitarbeiter die Buchhaltung nebenbei erledigen und dadurch Zeit für das Kerngeschäft verlieren.
• Die interne Buchhaltung regelmäßig Fehler produziert oder Fristen versäumt werden.
• Die Kosten für eine interne Vollzeit- oder Teilzeitkraft die tatsächliche Auslastung nicht rechtfertigen.
• Ihr Steuerberater die laufende Buchführung übernimmt und die Kosten dafür steigen.

Für Unternehmen im Kreis Soest bieten wir externe Buchhaltung ab 139 Euro im Monat – digital, transparent und mit einem festen Ansprechpartner. In Lippstadt, Soest, Werl, Möhnesee und allen weiteren Kommunen im Kreis.

Fazit

Externe Buchhaltung kostet je nach Modell zwischen 100 und 400 Euro im Monat – und ist damit für die meisten KMU günstiger als eine interne Lösung und günstiger als die laufende Buchführung beim Steuerberater. Entscheidend ist nicht der niedrigste Preis, sondern Transparenz, Zuverlässigkeit und eine saubere Übergabe an den Steuerberater.

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