Viele Zahlen, wenig Überblick

Es gibt Betriebe die tracken alles. Umsatz pro Monat, Umsatz pro Mitarbeiter, Umsatz pro Quadratmeter, Umsatz pro Wochentag. Am Ende des Monats stehen 30 Zahlen in einer Tabelle und niemand weiß was sie bedeuten.

Und es gibt Betriebe die tracken gar nichts. Der Geschäftsführer schaut aufs Konto, sieht einen Betrag und entscheidet ob er sich Sorgen machen muss. Beides ist schlecht. Das eine produziert Datenmüll, das andere Blindflug.

Die Wahrheit liegt nicht in der Mitte. Sie liegt bei fünf Zahlen. Fünf Kennzahlen die jeder Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern kennen muss. Nicht weil ein Lehrbuch das sagt, sondern weil ohne sie keine fundierte Entscheidung möglich ist.

Kennzahl 1: Die Rohertragsmarge

Umsatz ist die Zahl die jeder kennt. Aber Umsatz sagt nichts darüber aus, ob ein Betrieb Geld verdient. Ein Handwerksbetrieb mit 800.000 Euro Umsatz kann profitabel sein oder am Rand der Insolvenz stehen. Der Unterschied liegt in der Marge.

Die Rohertragsmarge zeigt, was vom Umsatz übrig bleibt nachdem die direkten Kosten abgezogen sind. Material, Wareneinkauf, Fremdleistungen. Alles was direkt mit der Leistungserbringung zusammenhängt.

Wenn ein Betrieb 800.000 Euro Umsatz macht und 480.000 Euro für Material und Fremdleistungen ausgibt, bleiben 320.000 Euro Rohertrag. Das sind 40 Prozent Rohertragsmarge. Von diesen 320.000 Euro müssen Löhne, Miete, Versicherungen, Fahrzeuge und alles andere bezahlt werden.

Warum diese Zahl so wichtig ist: Wenn die Rohertragsmarge sinkt, heißt das entweder die Einkaufspreise steigen oder die Verkaufspreise sind zu niedrig. Beides erfordert sofortiges Handeln. Wer diese Zahl nicht monatlich kennt, merkt das Problem erst wenn es sich im Kontostand zeigt. Dann ist es meistens zu spät für eine ruhige Korrektur.

Kennzahl 2: Die Personalkostenquote

Personal ist in den meisten Betrieben der größte Kostenblock. Löhne, Sozialabgaben, Arbeitgeberanteile, Urlaubsgeld, Krankenversicherung. Wer 12 Mitarbeiter hat und nicht weiß, wie viel Prozent seines Umsatzes für Personal draufgeht, steuert blind.

Die Personalkostenquote berechnet sich einfach: Gesamte Personalkosten geteilt durch Umsatz. In den meisten Branchen liegt der gesunde Bereich zwischen 25 und 45 Prozent. Darüber wird es eng. Deutlich darunter ist entweder der Betrieb hoch automatisiert oder die Mitarbeiter werden unterbezahlt.

Das Problem in der Praxis: Viele Geschäftsführer rechnen nur mit dem Bruttogehalt. Die tatsächlichen Personalkosten liegen 20 bis 30 Prozent darüber. Ein Mitarbeiter der 3.500 Euro brutto verdient, kostet den Betrieb 4.200 bis 4.500 Euro. Bei 12 Mitarbeitern summiert sich der Unterschied auf 8.000 bis 12.000 Euro im Monat die in keiner Kalkulation auftauchen.

Wer die Personalkostenquote nicht kennt, kann keine fundierte Entscheidung treffen ob er einen neuen Mitarbeiter einstellen kann. Er weiß nicht ob die letzte Gehaltserhöhung tragbar war. Und er sieht nicht, ob die Personalkosten schneller wachsen als der Umsatz.

Kennzahl 3: Die Liquiditätsreichweite

Der Kontostand zeigt was heute da ist. Die Liquiditätsreichweite zeigt wie viele Wochen das Geld reicht wenn kein neuer Umsatz dazukommt.

Die Rechnung: Verfügbare liquide Mittel geteilt durch die wöchentlichen Fixkosten. Wenn 60.000 Euro auf dem Konto liegen und die wöchentlichen Fixkosten bei 12.000 Euro liegen, reicht das Geld für fünf Wochen. Klingt komfortabel, bis man bedenkt, dass ein Großkunde 30 Tage Zahlungsziel hat und die nächste Umsatzsteuer-Vorauszahlung in drei Wochen fällig ist.

Für Betriebe mit 5 bis 30 Mitarbeitern sollte die Liquiditätsreichweite mindestens 8 Wochen betragen. Alles darunter bedeutet: Ein unvorhergesehenes Ereignis (Maschinenausfall, Großkunde zahlt nicht, Steuernachzahlung) kann den Betrieb in ernsthafte Schwierigkeiten bringen.

Die meisten Betriebsinhaber die wir kennenlernen, haben keine Ahnung wie hoch ihre wöchentlichen Fixkosten sind. Sie wissen was die Miete kostet und was der Lohn ist. Aber Versicherungen, Leasingraten, Software-Abos, Fahrzeugkosten, Steuerberatergebühren und Beiträge zusammengerechnet auf die Woche? Das hat niemand im Kopf. Und genau deshalb ist die Liquiditätsreichweite eine Zahl die die meisten zum ersten Mal erschreckt.

Kennzahl 4: Die Forderungslaufzeit

Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis Ihre Kunden zahlen? Diese Zahl heißt Forderungslaufzeit oder Days Sales Outstanding (DSO). Sie ist simpel zu berechnen, aber kaum ein Betrieb kennt sie.

Wenn die durchschnittliche Forderungslaufzeit bei 45 Tagen liegt, bedeutet das: Zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang vergehen im Schnitt 45 Tage. Bei einem Monatsumsatz von 80.000 Euro sind das permanent 120.000 Euro die unterwegs sind. Das ist Geld das dem Betrieb gehört, aber nicht verfügbar ist.

Warum das gefährlich wird: Viele Betriebe kalkulieren mit dem Umsatz, nicht mit dem Zahlungseingang. Der Auftrag ist abgeschlossen, die Rechnung ist raus, also ist das Geld verdient. Nur: Es ist nicht da. Wenn gleichzeitig Löhne, Lieferanten und Steuern fällig werden, entsteht eine Lücke die der Kontostand nicht erklären kann.

Die Forderungslaufzeit zeigt ob der Betrieb ein Umsatzproblem hat oder ein Inkassoproblem. Ein Betrieb mit 800.000 Euro Umsatz und 60 Tagen Forderungslaufzeit hat permanent 130.000 Euro gebundenes Kapital. Wenn er die Laufzeit auf 30 Tage senkt, werden 65.000 Euro frei. Ohne einen Euro mehr Umsatz.

Kennzahl 5: Der Break-Even pro Monat

Wie viel Umsatz braucht der Betrieb im Monat um auf null zu kommen? Nicht um Gewinn zu machen, sondern um alle Kosten zu decken. Diese Zahl nennt sich Break-Even-Point und sie ist die wichtigste aller Kennzahlen, weil sie die Existenzfrage beantwortet.

Wenn die monatlichen Fixkosten (Löhne, Miete, Versicherungen, Fahrzeuge, alles) bei 45.000 Euro liegen und die Rohertragsmarge bei 40 Prozent, dann liegt der Break-Even bei 112.500 Euro Umsatz pro Monat. Jeder Euro darüber ist Gewinn. Jeder Euro darunter ist Verlust.

Die meisten Betriebsinhaber können diese Zahl nicht nennen. Sie wissen ungefähr was sie brauchen, aber ungefähr reicht nicht. Wer seinen Break-Even nicht kennt, weiß nicht ob der Monat gut war oder schlecht. Er weiß nicht ob er sich den neuen Mitarbeiter leisten kann. Er weiß nicht ob er den Preis senken darf um den Auftrag zu bekommen.

Und er weiß vor allem nicht, wie nah er am Rand steht. Ein Betrieb der monatlich 120.000 Euro Umsatz macht bei einem Break-Even von 112.500 Euro hat einen Puffer von 7.500 Euro. Das sind 6 Prozent. Ein schlechter Monat, ein Zahlungsausfall, eine Reparatur, und er ist unter Wasser.

Warum diese fünf und nicht zwanzig

Weil fünf Zahlen im Kopf bleiben. Zwanzig nicht. Weil ein Geschäftsführer der diese fünf Zahlen monatlich kennt, bessere Entscheidungen trifft als einer der zwanzig Kennzahlen in einem Dashboard hat das er nie anschaut.

Rohertragsmarge zeigt ob das Geschäftsmodell funktioniert. Personalkostenquote zeigt ob die Personalstruktur tragbar ist. Liquiditätsreichweite zeigt ob der Betrieb einen Schlag aushält. Forderungslaufzeit zeigt ob das Geld fließt. Break-Even zeigt wo die Grenze ist.

Alles andere, EBITDA, Return on Investment, Eigenkapitalquote, Working Capital Ratio, ist für Konzerne relevant, nicht für einen Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern. Wer die fünf kennt, hat mehr Überblick als 90 Prozent aller Betriebe in seiner Größe.

Warum die meisten Betriebe diese Zahlen nicht kennen

Nicht weil sie nicht wollen. Sondern weil die Datengrundlage fehlt. Alle fünf Kennzahlen entstehen aus der Buchhaltung. Ohne aktuelle Buchführung gibt es keine aktuelle Rohertragsmarge, keine echte Personalkostenquote, keine belastbare Liquiditätsreichweite.

Wer die Buchführung quartalsweise macht oder dem Steuerberater überlässt der einmal im Jahr den Jahresabschluss erstellt, hat diese Zahlen nicht. Er hat bestenfalls eine Schätzung. Und Schätzungen reichen für Gespräche am Stammtisch, nicht für Entscheidungen die den Betrieb betreffen.

Deshalb gehört Buchhaltung und Controlling zusammen. Nicht als zwei getrennte Dienstleistungen, sondern als ein System. Wer die Buchführung sauber aufstellt, bekommt die Kennzahlen als Nebenprodukt. Wer sie nicht aufstellt, kann so viel Controlling machen wie er will. Die Zahlen werden nicht stimmen.

Fazit

Fünf Kennzahlen. Rohertragsmarge, Personalkostenquote, Liquiditätsreichweite, Forderungslaufzeit, Break-Even. Wer sie monatlich kennt, steuert seinen Betrieb. Wer sie nicht kennt, hofft dass es gut geht. Hoffnung ist keine Strategie.