Einnahmenüberschussrechnung einfach erklärt: Was Unternehmer wirklich wissen müssen

Was eine EÜR ist und wer sie braucht

Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Deutschland. Sie stellt eine einzige Frage: Wie viel Geld ist reingekommen und wie viel ist rausgegangen? Die Differenz ist der Gewinn. Oder der Verlust.

Das klingt simpel. Ist es im Kern auch. Einnahmen minus Ausgaben gleich Ergebnis. Kein Bilanzierungsaufwand, keine doppelte Buchführung, keine Bilanz mit Aktiva und Passiva.

Wer darf die EÜR nutzen? Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren Umsatz unter 800.000 Euro oder deren Gewinn unter 80.000 Euro im Jahr liegt. Wer über diesen Grenzen liegt, muss bilanzieren. Das ist eine andere Welt und ein anderes Thema.

Für die meisten Betriebe mit 3 bis 20 Mitarbeitern ist die EÜR das zentrale Dokument. Sie geht ans Finanzamt, sie ist die Grundlage für die Steuerlast und sie sollte die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen sein. Sollte. In der Praxis ist sie das selten.

Warum die meisten Unternehmer ihre eigene EÜR nicht verstehen

Das Problem ist nicht die Intelligenz des Unternehmers. Das Problem ist der Zeitpunkt und die Darstellung.

Die EÜR kommt in den meisten Fällen einmal im Jahr. Der Steuerberater erstellt sie im Rahmen des Jahresabschlusses, irgendwann zwischen März und September des Folgejahres. Der Unternehmer bekommt ein Dokument mit Zahlen, die 6 bis 15 Monate alt sind. Er soll daraus ablesen, wie sein Geschäftsjahr gelaufen ist. Aber er erinnert sich nicht mehr an die Details. Warum waren die Materialkosten im August so hoch? Keine Ahnung, das ist ewig her.

Dazu kommt: Die EÜR ist nach steuerlichen Kategorien gegliedert, nicht nach betriebswirtschaftlichen. „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ ist ein Sammelbecken, in dem Büromaterial, Fortbildung, Versicherungen, Bewirtung und Reisekosten gemeinsam verschwinden. Der Unternehmer sieht eine Zahl, zum Beispiel 47.000 Euro, und hat keine Vorstellung, was sich dahinter verbirgt.

Das Ergebnis: Die EÜR wird unterschrieben, an den Steuerberater zurückgeschickt und in den Ordner gelegt. Als Entscheidungsgrundlage hat sie ausgedient, bevor der Unternehmer sie überhaupt gelesen hat.

Was in einer EÜR drinsteht

Die EÜR ist in zwei Blöcke aufgebaut: Einnahmen und Ausgaben. Innerhalb dieser Blöcke gibt es Kategorien, die das Finanzamt vorgibt.

Auf der Einnahmenseite stehen die Betriebseinnahmen. Umsätze aus Leistungen und Verkäufen sowie sonstige betriebliche Einnahmen. In der EÜR werden diese grundsätzlich zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs berücksichtigt.

Dazu kommen sonstige betriebliche Einnahmen wie Versicherungsentschädigungen, Zuschüsse oder Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen.

Wichtig: In der EÜR gilt das sogenannte Zufluss- und Abflussprinzip. Vereinfacht bedeutet das: Es zählt, wann Geld tatsächlich auf dem Konto eingeht oder das Konto verlässt. Eine Rechnung, die im Dezember gestellt, aber erst im Januar bezahlt wird, taucht in der EÜR des Folgejahres auf.

Auf der Ausgabenseite stehen Wareneinkauf, Personalkosten, Raumkosten, Versicherungen, Fahrzeugkosten, Werbekosten, Reisekosten, Abschreibungen und die berühmten sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Jede Kategorie ist eine Zeile mit einer Zahl. Was hinter der Zahl steckt, sieht man nur, wenn man in die Buchführung schaut.

Am Ende steht der Gewinn oder Verlust. Diese Zahl bestimmt die Steuerlast. Und diese Zahl ist das Einzige, was die meisten Unternehmer an ihrer EÜR interessiert. Was ein Fehler ist.

Warum der Gewinn in der EÜR oft nicht die Wahrheit zeigt

Die EÜR zeigt den steuerlichen Gewinn. Das ist nicht zwingend der betriebswirtschaftliche Gewinn. Zwei Beispiele:

• Investitionen: Ein Betrieb kauft im November einen Transporter für 45.000 Euro. In der EÜR taucht nicht die volle Summe auf, sondern nur ein anteiliger Betrag (Abschreibung), der über mehrere Jahre verteilt wird. Die EÜR zeigt einen höheren Gewinn als der Betrieb tatsächlich erwirtschaftet hat, weil die Ausgaben erst in den Folgejahren die Steuerlast mindern.
• Zahlungszeitpunkte: Ein Unternehmer hat im Dezember drei Großrechnungen geschrieben, zusammen 60.000 Euro. Kein Kunde hat bis Jahresende gezahlt. In der EÜR tauchen die 60.000 Euro nicht auf, weil das Zuflussprinzip gilt. Der Gewinn sieht niedriger aus als er tatsächlich ist.

Diese Verschiebungseffekte sind kein Fehler der EÜR. Sie sind systembedingt. Aber sie bedeuten, dass der Gewinn in der EÜR nicht eins zu eins die wirtschaftliche Lage des Betriebs widerspiegelt. Wer nur auf die letzte Zeile schaut, trifft möglicherweise falsche Entscheidungen.

Was die EÜR über Ihren Betrieb verrät, wenn man genauer hinschaut

Die EÜR ist mehr als eine Pflichtübung fürs Finanzamt. Wer sie liest, erkennt Muster.

Wenn die Materialkosten im Vergleich zum Vorjahr um 15 Prozent gestiegen sind, der Umsatz aber nur um 5 Prozent, schrumpft die Marge. Wenn die Personalkosten 48 Prozent vom Umsatz ausmachen, sollte die Entwicklung genauer analysiert werden. Wenn die sonstigen betrieblichen Aufwendungen jedes Jahr steigen, wachsen Kosten, die niemand im Detail kennt.

Die EÜR ist eine Zusammenfassung. Sie zeigt das Ergebnis, nicht den Weg dorthin. Wer den Weg verstehen will, braucht eine aktuelle, sauber geführte Buchhaltung, die hinter den Zahlen die Details sichtbar macht.

EÜR einmal im Jahr ist zu wenig

Die jährliche EÜR ist ein Rückspiegel. Sie zeigt, was war, nicht was kommt. Für das Finanzamt reicht das. Für unternehmerische Steuerung reicht es nicht.

Was passiert, wenn der Betrieb im März eine Investition plant und die letzte EÜR aus dem Vorjahr stammt? Der Unternehmer weiß nicht, wie das laufende Jahr bisher gelaufen ist. Er schätzt. Und Schätzungen bei Investitionsentscheidungen sind riskant.

Von der EÜR zur BWA: Warum Unternehmer aktuelle Zahlen brauchen

Die EÜR beantwortet die Frage, wie ein Geschäftsjahr steuerlich abgeschlossen wurde. Unternehmer treffen ihre Entscheidungen jedoch nicht einmal im Jahr, sondern jede Woche.

Genau dafür gibt es die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie basiert auf denselben Buchhaltungsdaten wie die EÜR, wird aber deutlich häufiger erstellt. Man könnte es vereinfacht so ausdrücken: Die EÜR ist der Jahresrückblick. Die BWA ist das Cockpit.

Während die EÜR häufig erst Monate nach Jahresende vorliegt, zeigt die BWA bereits im laufenden Jahr, ob Umsätze steigen oder Kosten aus dem Ruder laufen. Mehr dazu in unserem Artikel: BWA lesen und verstehen.

Was das mit der Buchhaltung zu tun hat

Alles. Die EÜR entsteht aus der Buchhaltung. Wenn die Buchführung fehlerhaft, unvollständig oder veraltet ist, ist die EÜR fehlerhaft, unvollständig oder veraltet.

Wer seine Buchführung laufend und sauber erledigt, bekommt eine EÜR, die stimmt. Unsere Buchführungspakete starten bei 139 Euro im Monat. Digitaler Belegworkflow, laufende Verbuchung, monatliche Auswertungen. Damit Ihre EÜR stimmt und Ihr Steuerberater saubere Daten bekommt.

Fazit

Die EÜR ist kein kompliziertes Dokument. Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Aber sie ist nur dann nützlich, wenn die Buchführung dahinter stimmt, wenn sie regelmäßig entsteht und wenn jemand die Zahlen nicht nur liest, sondern interpretiert.

Als Pflichtübung fürs Finanzamt reicht die jährliche EÜR. Als Steuerungsinstrument für den Betrieb reicht sie nicht. Wer seinen Betrieb aktiv steuern möchte, braucht aktuelle Zahlen.