Die Frage stellt sich früher oder später in jedem Unternehmen

Das Auftragsvolumen steigt. Kundenanfragen nehmen zu. Die vorhandenen Mitarbeiter sind ausgelastet. Spätestens an diesem Punkt stellt sich die Frage: „Brauchen wir einen neuen Mitarbeiter?“. Ist die Entscheidung gefallen, folgt meist direkt die nächste: „Teilzeit oder Vollzeit?“.

Viele Unternehmer versuchen diese Frage ausschließlich über die Personalkosten zu beantworten. Doch genau das führt häufig zu Fehlentscheidungen. Denn die wirtschaftlich sinnvollste Lösung ist nicht immer die günstigste Lösung.

Es gibt keine pauschal richtige Antwort

Ein Handwerksbetrieb arbeitet anders als ein Einzelhändler. Ein Lieferdienst plant anders als ein Steuerberater. Ein Bürodienstleister hat andere Anforderungen als eine Gaststätte. Deshalb gibt es keine allgemeingültige Antwort darauf, ob Teilzeit oder Vollzeit besser ist.

Entscheidend sind unter anderem:

• Auslastung
• Arbeitsaufkommen
• Kundenstruktur
• Planbarkeit
• Vertretungsbedarf
• Wirtschaftlichkeit

Die Beschäftigungsform muss zum Unternehmen passen – nicht umgekehrt.

Wann Teilzeit sinnvoll sein kann

Teilzeitkräfte können besonders dann interessant sein, wenn der Arbeitsanfall nicht gleichmäßig über die gesamte Woche verteilt ist. Typische Beispiele sind:

• Büroorganisation
• Telefonservice
• Buchhaltung
• Empfang
• Verwaltung
• Einzelhandel mit festen Stoßzeiten

In solchen Fällen kann eine Teilzeitstelle helfen, den tatsächlichen Personalbedarf gezielter abzudecken. Dadurch entstehen oft weniger Leerlaufzeiten als bei einer Vollzeitstelle. Teilzeit bedeutet jedoch nicht automatisch geringeren Organisationsaufwand. Urlaubsplanung, Krankheitsvertretungen und Einarbeitung müssen trotzdem berücksichtigt werden.

Wann Vollzeit wirtschaftlicher werden kann

Viele Unternehmer konzentrieren sich ausschließlich auf die monatlichen Kosten. Dabei wird häufig übersehen, dass Vollzeitkräfte oft mehr Planungssicherheit bieten. Gerade in folgenden Bereichen kann eine Vollzeitstelle Vorteile haben:

• Handwerk
• Produktion
• Logistik
• Außendienst
• Projektgeschäft

Wer täglich Personal benötigt, erreicht schnell einen Punkt, an dem mehrere Teilzeitkräfte organisatorisch aufwendiger werden als eine Vollzeitkraft. Hinzu kommt: Kommunikation, Einarbeitung und Vertretungsregelungen werden mit jeder zusätzlichen Person komplexer. Eine Vollzeitstelle verursacht höhere Kosten, kann aber trotzdem die wirtschaftlichere Lösung sein.

Die Kosten sollten nie isoliert betrachtet werden

Die eigentliche Frage lautet nicht: „Was kostet die Stelle?“. Sondern: „Welchen Nutzen bringt sie?“. Eine Vollzeitkraft kann beispielsweise zusätzliche Aufträge ermöglichen, Wartezeiten reduzieren, die Produktivität steigern oder den Unternehmer entlasten. Eine Teilzeitkraft kann dagegen flexibler eingesetzt werden, geringere Fixkosten verursachen oder Spitzenzeiten besser abdecken. Wer lediglich auf den monatlichen Lohn schaut, übersieht häufig die betriebswirtschaftliche Gesamtsituation. Mehr zu den tatsächlichen Personalkosten lesen Sie im Artikel „Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?“.

Wo Minijobs in die Entscheidung passen

Zwischen Teilzeit und Vollzeit gibt es weitere Möglichkeiten. Viele Unternehmen nutzen zusätzlich Minijobber, um Auftragsspitzen oder zeitlich begrenzte Aufgaben abzudecken. Das gilt insbesondere für Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie, Lieferdienste oder saisonabhängige Betriebe. Ob ein Minijob sinnvoll ist, hängt jedoch immer vom tatsächlichen Personalbedarf ab. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag „Was kostet ein Minijobber wirklich?“.

Warum die Buchhaltung dabei eine wichtige Rolle spielt

Personalentscheidungen sollten nicht ausschließlich nach Gefühl getroffen werden. Die notwendigen Informationen finden sich häufig bereits in den Unternehmenszahlen. Wer seine Personalkosten regelmäßig auswertet, erkennt:

• wie hoch der Personalanteil am Umsatz ist
• wie sich die Kosten entwickeln
• welche Auswirkungen Neueinstellungen haben
• ob neue Mitarbeiter finanzierbar sind

Genau deshalb gehören Personalplanung und Unternehmenszahlen untrennbar zusammen. Einen Überblick über die wichtigsten Auswertungen finden Sie im Artikel „BWA lesen und verstehen“.

Was das mit der Liquidität zu tun hat

Jeder neue Mitarbeiter erhöht die laufenden Kosten eines Unternehmens. Deshalb sollte vor jeder Einstellung geprüft werden, ob ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind. Gerade wachsende Unternehmen machen häufig den Fehler, neue Mitarbeiter einzustellen, bevor die zusätzliche Umsatzentwicklung abgesichert ist. Dadurch kann die Liquidität unter Druck geraten.

Personalentscheidungen sollten deshalb immer gemeinsam mit Finanzplanung, Auslastung und Unternehmensentwicklung betrachtet werden. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag „Liquiditätsplanung für KMU“.

Und wo ordnet sich der Midijob ein?

Neben Minijob, Teilzeit und Vollzeit gibt es weitere Beschäftigungsformen. Eine davon ist der Midijob. Viele Unternehmer haben den Begriff bereits gehört, wissen aber nicht genau, worin die Unterschiede liegen. Im nächsten Beitrag erklären wir, was ein Midijob ist und wann diese Beschäftigungsform interessant sein kann. Weiterführender Artikel: „Was ist ein Midijob?“.

Fazit

Teilzeit oder Vollzeit lässt sich nicht pauschal beantworten. Die richtige Beschäftigungsform hängt vom Geschäftsmodell, der Auslastung, den Unternehmenszielen und den verfügbaren finanziellen Ressourcen ab. Teilzeit kann mehr Flexibilität bieten, Vollzeit kann mehr Stabilität schaffen.

Entscheidend ist nicht allein die Höhe der Personalkosten. Entscheidend ist, welche Lösung langfristig am besten zum Unternehmen passt. Wer Personalentscheidungen treffen möchte, sollte deshalb nicht nur auf den Arbeitsvertrag schauen, sondern auch auf Auslastung, Wirtschaftlichkeit und Liquidität.