Das Muster, das sich hält

Wenn ein Unternehmer merkt, dass seine Buchhaltung nicht läuft, ist der erste Gedanke fast immer: „Ich brauche einen Steuerberater.“ Das sitzt tief. Der Steuerberater ist die Vertrauensperson in Finanzfragen, die erste Anlaufstelle wenn es um Zahlen geht. So war es beim Vater, so war es beim Meister, so macht man das eben.

Nur: In den meisten Fällen braucht der Unternehmer keinen Steuerberater für die Aufgabe, die ihn gerade überfordert. Was ihn überfordert ist die laufende Buchführung. Das monatliche Verbuchen von Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen. Und das ist keine Steuerberatung. Das ist vorbereitende Buchführung. Dafür gibt es Buchhalter.

Warum die Angst unbegründet ist

Hinter dem Reflex „Ich brauche einen Steuerberater“ steckt oft eine Angst: ohne Steuerberater stehe ich nackt vor dem Finanzamt. Keine Absicherung, kein Schutz, kein Experte der mir den Rücken freihält.

Diese Angst ist verständlich. Aber sie beruht auf einem Missverständnis. Ein externer Buchhalter ersetzt den Steuerberater nicht. Er ergänzt ihn. Ihr Steuerberater bleibt zuständig für alles, was nur er darf: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss, Steuererklärungen, steuerliche Beratung. Daran ändert sich nichts.

Was sich ändert: Die Routinearbeit, die monatliche Belegverbuchung, liegt nicht mehr beim Steuerberater, der dafür 80 bis 150 Euro die Stunde berechnet. Sie liegt bei einem spezialisierten Buchhalter, der genau dafür ausgebildet ist und zu festen Paketpreisen arbeitet. Ihr Steuerberater bekommt sauber aufbereitete Daten und kann sich auf das konzentrieren, wofür Sie ihn wirklich brauchen: Steuern.

Was Steuerberater selbst dazu sagen

Viele Steuerberater sagen genau dasselbe: „Sie brauchen keinen Steuerberater für die Buchführung. Sie brauchen jemanden, der die Buchführung macht.“ Das hören Unternehmer oft und sind trotzdem verunsichert.

Der Grund: Steuerberater verlieren sich häufig selbst in der Buchführung ihrer Mandanten. Nicht weil sie es wollen, sondern weil niemand anders da ist der es übernimmt. Die Folge: Die Kanzlei ist mit Routinearbeit ausgelastet, die eigentliche Beratung kommt zu kurz, und der Mandant zahlt Beraterhonorare für Belegverbuchung.

Es fehlt schlicht die Kapazität. Viele Steuerberaterkanzleien suchen händeringend Fachkräfte. Die vorhandenen Mitarbeiter sind mit laufender Buchführung beschäftigt statt mit steuerlicher Beratung. Wenn ein externer Buchhalter die Routinearbeit übernimmt, gewinnt die Kanzlei Kapazität für das, was wirklich zählt.

Was nur der Steuerberater darf

Das Steuerberatungsgesetz ist hier eindeutig. Folgende Aufgaben sind dem Steuerberater vorbehalten:

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Die monatliche oder quartalsweise Meldung an das Finanzamt. Kein Buchhalter darf das.

Jahresabschluss: Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung. Ebenfalls ausschließlich Steuerberater.

Steuererklärungen: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer. Nur der Steuerberater erstellt und reicht ein.

Steuerliche Gestaltungsberatung: Rechtsformwahl, Investitionsentscheidungen aus steuerlicher Sicht, Umstrukturierungen. Hier entsteht der eigentliche Wert eines guten Steuerberaters.

Für all das brauchen Sie Ihren Steuerberater. Ohne Frage. Aber brauchen Sie ihn auch dafür, Ihre Tankquittungen zu verbuchen?

Was der externe Buchhalter übernimmt

Vorbereitende Buchführung nach § 6 Abs. 3 und 4 StBerG. Klingt bürokratisch, bedeutet in der Praxis:

Laufende Verbuchung: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbuchungen, Kasse. Alles was im Tagesgeschäft an Belegen anfällt.

Digitaler Belegworkflow: Belege werden digital erfasst, kategorisiert und verbucht. Kein Pendelordner, kein Papier.

OPOS-Verwaltung: Offene Posten im Blick. Wer schuldet Ihnen Geld, wem schulden Sie Geld.

Lohnabrechnung: Monatliche Gehaltsabrechnungen, Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt. Ab 10,50 Euro pro Mitarbeiter im Monat.

Datenübergabe an den Steuerberater: Vollständig aufbereitete Buchführungsdaten, übergeben über Agenda Cloud oder DATEV-Schnittstelle. Der Steuerberater bekommt ein fertiges Paket.

Der Preisunterschied ist erheblich

Ein Steuerberater berechnet für die laufende Buchführung nach der Steuerberatervergütungsverordnung. Bei einem Unternehmen mit 500.000 Euro Jahresumsatz liegen die monatlichen Kosten bei 300 bis 600 Euro. Nur für die Buchführung. UStVA, Jahresabschluss und Beratung kommen noch dazu.

Ein externer Buchhalter arbeitet mit festen Paketpreisen. Bei uns beginnt das bei 139 Euro im Monat für bis zu 40 Buchungen. Das Business Expert Paket für 199 Euro deckt bis zu 100 Buchungen und drei Lohnabrechnungen ab.

Die Ersparnis bei der Buchführung liegt bei 30 bis 60 Prozent. Und der Steuerberater wird dadurch nicht überflüssig. Er wird effizienter, weil er bessere Daten bekommt und sich auf Steuerberatung konzentrieren kann statt auf Belegverbuchung.

Hand in Hand: So funktioniert die Zusammenarbeit

Das Modell ist einfach. Der Buchhalter ist für die laufende Monatsarbeit zuständig: Belege verbuchen, OPOS pflegen, Lohn abrechnen, Auswertungen liefern. Der Steuerberater übernimmt UStVA, Jahresabschluss und steuerliche Beratung.

Die Schnittstelle ist klar definiert: Der Buchhalter übergibt monatlich oder quartalsweise die vollständig aufbereiteten Daten an den Steuerberater. Über Agenda Cloud, DATEV-Schnittstelle oder im Format, das die Kanzlei bevorzugt. Keine Rückfragen, keine fehlenden Belege, keine Nacharbeit.

Wir arbeiten mit allen Steuerberatern zusammen. Es gibt keine Kanzlei, mit der das nicht funktioniert. Die meisten Steuerberater begrüßen es, wenn ein externer Buchhalter die Vorarbeit übernimmt. Weniger Routinearbeit in der Kanzlei, bessere Datenqualität, zufriedenere Mandanten.

Woran Sie erkennen, dass Sie einen Buchhalter brauchen

Ihr Steuerberater verbucht Ihre laufenden Belege. Dann zahlen Sie Beraterhonorare für Routinearbeit.

Sie sammeln Belege und bringen sie quartalsweise zum Steuerberater. Dann fehlt Ihnen monatelang der Überblick über Ihre eigenen Zahlen.

Sie machen die Buchführung selbst nebenbei. Dann kostet es Ihre Zeit und produziert Fehler.

Ihr Steuerberater hat Kapazitätsprobleme. Termine dauern Wochen, Rückrufe kommen spät, der Jahresabschluss zieht sich. Ein Zeichen, dass die Kanzlei mit Routinearbeit überlastet ist.

Sie haben Angst, ohne Steuerberater dazustehen. Sie stehen nicht ohne Steuerberater da. Sie entlasten ihn. Er bleibt für alles zuständig, was zählt.

Fazit

Steuerberater und Buchhalter sind keine Konkurrenten. Sie ergänzen sich. Wer beides trennt, spart Geld bei der Buchführung, entlastet seinen Steuerberater und bekommt bessere Daten. Die Angst vor dem Finanzamt ist unbegründet, solange ein Steuerberater für die steuerlichen Pflichten zuständig bleibt. Die Frage ist nicht ob Sie einen Steuerberater brauchen. Die Frage ist, ob Sie ihn für die richtige Arbeit bezahlen.

Für Unternehmen im Kreis Soest bieten wir externe Buchführung ab 139 Euro im Monat. Wir arbeiten mit allen Steuerberatern in der Region zusammen und übergeben die Daten im Format, das Ihre Kanzlei bevorzugt.